Googleドライブの機密を自動で暗号化 — 「何が機密か」は経営が決める

何が起きたの? — ドライブの機密ファイルを自動で暗号化

Googleは、業務向けのサービス「Google Workspace」の週ごとの更新情報で、6つの仕様変更を伝えました。キーマンズネットが11月11日に報じています。

目玉は、Googleドライブの機密ファイルに、クライアント側暗号化(CSE)を自動でかける機能です。管理者が設定したルールに沿って動きます。いまはベータ版です。

ほかの変更も、管理の強化とAIの活用に分かれます。

Meetで表示できるルールの例として、Geminiによる録音や文字起こしの扱いが挙がっています。AIが会議の中身を記録する時代に、守るべき線を参加者に示す機能です。

どういう仕組み? — 鍵は会社が持つ

CSEでは、暗号を解く鍵を組織が管理します。鍵を管理するサービスから鍵を受け取れる人だけが、中身を読めます。Googleは、ファイルを暗号化する鍵をそのままの形で記録・保存しないと説明しています。

金庫にたとえると、金庫はGoogleが用意し、鍵は会社が預かる形です。

どのファイルを暗号化するかは、「データ保護ルール」で決めます。条件には、本文の中身、ファイル名、ドライブのラベルなどを選べます。単語の一覧や、あらかじめ用意された検出の仕組みでも照合できます。

社員が何もしなくても裏側で暗号化するため、鍵を管理するサービスがこの自動処理に対応している必要があります。接続できないときは、ファイルは暗号化されないまま残り、管理者に通知が届きます。

仕事はどう変わるの? — 使えなくなる機能もある

暗号化すると、Googleのサーバー側で中身を扱う機能は動かなくなります。ファイルに組み込んだGoogle Apps Scriptの自動処理や、つないだGoogleフォームは停止し、ファイルから外れます。

ドキュメントなどは最新の版だけが暗号化して残り、暗号化前の古い版は消えます。プレビューできるのは、Googleの形式と画像、PDFだけです。ほかの形式は、復号してダウンロードする必要があります。

キーマンズネットは、導入前に確かめる点として次を挙げています。

• CSEをかけるファイルや情報の範囲
• 暗号鍵を管理・運用する体制
• 閲覧、編集、共有への影響
• いまのデータ保護方針やアクセス制御との整合

例として挙がっているのは、顧客情報、契約書、経営資料です。こうした文書を自社の基準で守りやすくなる一方、日々の共有の流れに影響が出ないかの検証が要ります。

SYNCONの視点 — 「何が機密か」を決めるのは経営

この機能は、ツールを入れれば終わりではありません。ルールの条件を書くには、「何が機密か」を言葉で定義する必要があります。その定義は、情報システム部門だけでは決められません。

顧客情報や契約書を守るほど、自動処理やプレビューなど便利な機能が使えなくなる場面が増えます。守る範囲を広げすぎれば仕事が止まり、狭すぎれば漏えいの穴が残ります。この線引きは経営の判断です。

Googleは、まず暗号化をしない「監査だけ」のルールで試すよう勧めています。いきなり全社にかける前に、どの文書が対象に入るかをまず確かめて、定義を固める進め方が現実的です。鍵を誰が管理するかも、同時に決めておきたい論点です。

要点まとめ

• Google Workspaceに6つの仕様変更。ドライブで機密ファイルの自動暗号化がベータ版に
• 管理者が決めたルールで、条件に合うファイルを裏側で暗号化する
• 鍵は組織が管理し、鍵を持つ人だけが中身を読める
• 対象はEnterprise Plusなどの上位プランで、Assured Controlsの契約も必要
• 自動処理や古い版、プレビューなど、使えなくなる機能がある
• 「何が機密か」と「鍵を誰が持つか」を先に決めることが導入の前提