AI で見積書 1 枚 15 分が 1 分に — 書式ばらばらの紙から任せる

何が起きたの? — 見積書の転記が約 1 分に

福地組は、沖縄県嘉手納町に本店を置く建設会社です。うるま市と那覇市にも拠点があります。戸建て住宅や医療・高齢者施設、公共施設の建築、土木工事を手がけています。

取引先の協力会社は数百社に上ります。案件によっては見積書が 100 枚を超えます。1 社から届く書類だけで数十ページになることもあります。

見積書の書式は協力会社ごとに違います。社員はその中身を、自社の費用管理システムへ手で打ち込んでいました。現場の対応を優先しながら、民間工事では見積もりを早く出すことも求められます。この転記が、長時間の労働や気持ちの負担の一因になっていました。

同社は複数の読み取りサービスを比べ、まず「LINE WORKS OCR」を使い始めました。その後、使った枚数に応じた料金と、工事の案件ごとに書類を管理できる機能を評価し、後継の「LINE WORKS PaperOn」に移りました。

同社の検証では、次の結果が出ています。

AI が書類を読むって、どういう仕組み?

土台にあるのは、紙や画像の文字をデータに変える技術(OCR)です。AI で精度を高めたものは AI-OCR と呼ばれます。

ただ、文字を読めるだけでは足りません。読んだ文字のうち、どれが品名で、どれが金額なのかを見分ける必要があります。従来はここで、書式ごとに読み取る位置を先に設定するのが一般的でした。

PaperOn は AI-OCR に生成 AI を組み合わせています。書式の異なる見積書でも、個別の事前設定なしで表の形のデータに変えられる点が評価されました。紙、ファクス、PDF、スマートフォンで撮った画像、手書きのメモにも対応します。

たとえるなら、決まった枠にしか書き込めない記入用紙から、どんな書類でも目を通して要点を写してくれる事務の人に変わったようなものです。読み取った後の修正、ほかのシステムとの連携、保管までを 1 つの道具で扱えます。

総務部の橋本風太氏は、書式の異なる紙や PDF の見積書も事前の設定なしで表に出せ、現場の負担が軽くなったと説明しています。

仕事や会社はどう変わるの?

変わるのは、打ち込む人の時間だけではありません。案件ごとに書類が整理されるので、必要な見積書を探す手間も減りました。

福地組は今後、使う人を増やし、見積書以外の帳票やほかの部門にも広げる考えです。全社で月 100 時間近い作業時間の削減を目指しています。

取引先の書式を自社に合わせてもらうのは、現実には難しいものです。相手の書式はそのままに、受け取る側で吸収できる。ここが、取引先の多い業種にとっての意味です。

SYNCON の視点 — 始めるのは「量が多く、書式がばらばら」な紙から

この例で効いたのは、AI の賢さよりも題材の選び方です。枚数が多く、送り手ごとに書式が違い、打ち込み先が決まっている。この 3 つがそろう書類は、効果が数字で見えやすくなります。

見積書のほかにも、請求書や注文書、納品書など、社外から届く書類は多くの会社にあります。まずは、どの書類に毎月どれだけの時間を使っているかを数えることから始められます。

もう 1 つ見ておきたいのは、福地組が道具を一度乗り換えている点です。料金が使った枚数に応じて決まるか、案件ごとに管理できるか。読み取りの精度だけでなく、自社の仕事の単位に合うかで選んでいます。

要点まとめ

• 福地組は見積書 1 枚の転記を 10〜15 分から約 1 分にしました
• 1 案件で約 40 時間の作業が約 12 時間になった例もあります
• 決め手は、書式の違う書類を事前の設定なしで表にできることでした
• 料金の決まり方と、案件ごとの管理のしやすさで道具を乗り換えています
• 今後は他の帳票や部門に広げ、月 100 時間近い削減を目指します